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你有多少次花几个小时在一项任务上，如果更专注，你可以在一半的时间内完成？如果你更敏锐，那天你还能做什么？
大多数人都希望提高工作效率。但诀窍是学习如何在不牺牲质量的情况下在更短的时间内完成更多工作。在本文中，我们将介绍您可以采取的步骤。
完成更多工作的策略
请按照以下步骤提高工作效率。
步骤 1：设置工作区
拥有一个健康舒适的工作站很重要。研究表明当您设置符合人体工程学的工作空间时，您的工作效率可以提高。您也会更舒适，这有助于您更长时间地集中注意力。
首先确保您的办公桌和椅子舒适。您的工作站应光线充足，并适当加热或冷却。它也应该激励你 - 你在这里度过了一整天，所以它应该是你喜欢的地方！我们的文章最小化工作空间压力和创造充满活力的工作环境为您提供更多方式来创造一个舒适的工作场所。
接下来，减少背景噪音：分心会对生产力产生负面影响。关上办公室的门或戴上耳机，以获得一些平静和安静。您可能还想在工作时听音乐或白/灰噪音;本研究发现这样做可以提高工作绩效并有助于提高生产力。
最后，在坐在办公桌前之前，请确保您拥有高效工作所需的所有资源。反复起床查找文件或拿起书会影响您的工作效率和保持专注的能力。
第 2 步：安排任务以匹配您的能量流
想想你的能量水平在一天中是如何上下波动的。我们所有人都有某些时候更投入，就像有些时期我们的精力自然下降一样，这使得我们更难坚持完成任务。
通过围绕这些自然起伏组织您的工作，您将在更短的时间内完成更多工作，并产生更高质量的工作。当你的能量水平上升时，安排困难的任务，或者那些需要大量注意力的任务。我们的文章关于这是一个“早上”的任务吗？了解有关充分利用能量循环的更多信息。
第 3 步：消除不重要的工作
并非所有任务都是平等的。有些是有价值的，真正值得你花时间，而另一些则不重要，从长远来看，几乎没有给你的组织增加价值。
首先保持活动日志了解您每天如何度过时间。一两个星期后，仔细查看你的每个任务。哪些可以帮助您实现组织和职业目标？他们中的哪一个，真的，是在浪费时间？
如果您在确定哪些活动最有价值时遇到问题，请使用行动优先级矩阵对它们进行分类并确定哪些值得您付出努力。
如果您确定的任务不是优先级但仍需要执行，则可以将它们委派给其他人。（对于特别大的活动，您可以使用外包决策矩阵要确定是否将其外包，请自己进行，将其传递给其他团队成员，或完全消除它。
当你从事重要的活动时，抵制冲动多任务.从长远来看，这可能会减慢您的速度，并增加您做得不好的可能性。
第 4 步：利用时间管理策略
考虑使用时间管理策略，尝试在更短的时间内完成更多工作。
开始于管理您的电子邮件考虑到生产力。仅在一天中的某些时间点查看您的收件箱。这限制了干扰，并允许您更有效地管理工作流程。为避免中断，请关闭任何声音或可见警报，以便在收到新电子邮件时通知您。
接下来，请注意帕金森定律，该定律讽刺地说：“工作扩展以填补其完成的时间。这有一定的道理——如果你为一项活动安排了两个小时，那么你经常会发现需要两个小时才能完成。但是，如果您只给自己一个小时，那么您很可能会更加专注并在规定的时间内完成它。
通过以这种方式挑战自己，并将全部注意力集中在手头的任务上，您更有可能体验到。流在你的工作中。当您处于心流状态时，您会以最大容量运行，并对自己的工作感到更幸福。
您可以使用的另一个工具是艾伦的输入处理技术.这有助于您管理工作流，以便更有效地完成任务。
许多其他时间管理策略可以帮助您更快地工作。一种方法是假装你的工作日在中午结束。如果是这样的话，你今天要做什么？如果你只有几个小时来完成这些任务，你会有多努力？
这番茄工作法®还可以提高您的效率。这种简单的方法鼓励您使用计时器并以 25 分钟的块为单位工作。短暂休息五到七分钟后，您再工作 25 分钟。虽然这听起来很简单，但它对于做无聊的工作来说却非常有效，因为你只需要在短时间内集中注意力，然后才能获得休息的“奖励”。
此外，当有些人知道自己对别人负责时，他们会更快地工作。您可以通过要求其他团队成员为您设定截止日期来利用这一点。例如，如果你知道你的老板或同事希望你在30分钟内完成一项任务，那么你更有可能在这段时间内完成它，因为你不想让他们失望。
第 5 步：召开高效会议
尼古拉斯·罗马诺教授和杰伊·努纳梅克教授进行了一次分析管理人员和知识工作者参加的会议。他们发现，这些专业人士将25%到80%的时间花在会议上。您可能处于此范围的中间位置，这仍然意味着您在工作周的大部分时间都在开会。
花时间编写议程，这样您就会有更多有效的会议，并确保您的目标明确且相关。
接下来，仔细考虑谁应该参加。写一个列表，并检查每个人的角色。真的需要每个人都在那里吗？参加会议的人越少，效率就越高。
在安排会议时，给自己一半的时间，你认为你需要的时间。如果您认为需要一个小时，请等待 30 分钟。遵循帕金森定律，如果您知道自己正在以更紧迫的时间尺度工作，您将更好地集中注意力。
要点
如果你在更短的时间内完成更多的工作，你可以提高你的生产力，这可以带来工作满足感和幸福感。
为了更智能地工作，首先确保您的工作空间舒适并满足您的需求。接下来，围绕全天能量的潮起潮落安排您的任务。保留活动日志，以更好地了解您如何花费时间，并委派、外包或消除不必要的任务。
使用有效的时间管理策略来提高工作效率，并使您的会议更短、更有效。